E-Mail-Bewerbung: Infos, Tipps, Checkliste für Bewerber

Mit Papier können Deutschlands Recruiter nichts mehr anfangen. Die E-Mail-Bewerbung ist längst Standard. Auch für die Bewerber ist es sehr viel komfortabler, eine Mail mit den Bewerbungsunterlagen auf den Weg zu bringen. Dennoch kann man bei der Online-Bewerbung eine ganze Menge falsch machen. Zum Beispiel das hier…

e-mail-bewerbung so gelingt sie

E-Mail-Bewerbung: Was ist das?

Die E-Mail-Bewerbung hat sich in Deutschlands Unternehmen längst etabliert. Das Internet ist der bevorzugte Kanal, die Papierbewerbung hat weitgehend ausgedient. Laut Bitkom-Umfrage aus dem Oktober 2018 ist die Bewerbungsmappe sogar „tot“. Demnach wollen nur noch drei Prozent der Personalverantwortlichen in Unternehmen ab 50 Mitarbeitern die Unterlagen auf Papier in einer Bewerbungsmappe empfangen. 86 Prozent bevorzugen dagegen digitale Bewerbungsmaterialien.

Das deckt sich mit einer Monster-Studie, nach der sich nur fünf Prozent der Unternehmen in Zukunft Bewerbungsmappen aus Papier wünschen. Von den Bewerbern selbst wollen sogar nur 1,5 Prozent eine papierne Mappe zusammenstellen.

Bei der E-Mail-Bewerbung versendet man die Unterlagen auf elektronischem Weg. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse – alles kommt in die Mail bzw. in ihren Anhang. Der Personaler muss nur in seinen E-Mail-Posteingang schauen und hat alle Fakten auf dem Tisch. Der Gang zur Post, Papierblätter, Briefmarken – alles überflüssig. Die E-Mail-Bewerbung ist für beide Seiten eine Erleichterung.

Aber: Vielleicht ist auch die E-Mail-Bewerbung nur eine Durchgangsstation. Laut Monster-Studie bevorzugen rund 30 Prozent der Unternehmen die Bewerbung per Mail, 74 Prozent wollen künftig auf Formulare setzen (Mehrfachnennungen waren möglich). Dabei stellt das Unternehmen auf seiner Webseite oder Karriereseite ein Bewerbungs-Formular zur Verfügung. Die Kandidaten können es am Rechner ausfüllen, werden von Dokument zu Dokument geleitet.

Das hat für den Bewerber den Vorteil, dass er oder sie nichts vergessen kann. Aber ein Online-Formular hat auch Nachteile. So kann man nur schwerlich Akzente setzen, nicht so kreativ sein wie in einer Mail.

Grundsätzlich gilt: Wenn ein Unternehmen Bewerbungen über ein Online-Formular abwickelt, dann nutzen Sie es auch. Hat es keine, dann reichen Sie Ihre Bewerbung per E-Mail ein. Hier kommt alles, was Sie dazu wissen müssen…




E-Mail-Bewerbung: Das sind die Vorteile

Die E-Mail-Bewerbung bietet vor allem diese Vorteile:

  • Masse

    Der Bewerber kann im Vergleich zur Papiermappe mit weniger Aufwand mehr Bewerbungen versenden.

  • Speed

    Sie erreicht den Empfänger schneller. Man kann sie auch kurz vor Ablauf einer Bewerbungsfrist noch auf den Weg bringen.

  • Zeit

    Man kann sie bequem von zuhause am Rechner erstellen, versenden und sich den Gang zur Postfiliale sparen – eine große Zeitersparnis.

  • Kosten

    Die Mail-Bewerbung ist günstiger. Porto, Papier und Umschläge entfallen – Kleinvieh macht bekanntlich auch Mist.

  • Umwelt

    Wo weniger Papier verbraucht wird, freuen sich Wald und Klima. Auch wenn auf der anderen Seite ein höherer Stromverbrauch steht, dürfte die E-Mail-Bewerbung umweltfreundlicher sein.

  • Übersicht

    Die Unternehmen profitieren von einer besseren Übersicht. Sie können alle Eingänge komfortabel sortieren, weiterleiten, archivieren. Nebenbei: Der Bewerber selbst hat ebenfalls eine bessere Übersicht über seine Bewerbungen. Er muss keine Strichlisten führen, auf denen er die einzelnen Unternehmen notiert, die er schon angeschrieben hat. Ein Blick in den Versendet-Ordner genügt.

E-Mail-Bewerbung: Das sind die Nachteile

Nichts auf dieser Welt ist nur gut oder nur schlecht. Das gilt auch für die E-Mail-Bewerbung. Sie hat diese Nachteile:

  • Nirvana

    Die Mail erreicht nicht immer den gewünschten Empfänger. Das ist speziell bei Initiativbewerbungen ein Problem. In dem Fall existiert keine Stellenanzeige, in der die E-Mail-Adresse des Personalverantwortlichen explizit genannt wird. Wenn man also die Bewerbung an ein anonymes Info-Postfach verschickt, könnte sie im digitalen Nirgendwo landen. In so einem Fall sollte man vorab Namen und Adresse des richtigen Ansprechpartners ermitteln – durch einen Anruf im Unternehmen zum Beispiel. Aber der verursacht wiederum Aufwand und der geringe Aufwand war doch eigentlich ein Vorteil der E-Mail-Bewerbung…

  • Schlampereien

    Sie verleitet zur Nachlässigkeit. Eine E-Mail ist flugs formuliert. Man tippt schnell drauflos, so wie bei Whatsapp oder Facebook. Die Anfälligkeit für Flüchtigkeitsfehler und Buchstabendreher steigt. Vorteil wiederum: Ein Fehler lässt sich digital sehr viel leichter wieder ausbügeln als auf Papier. Bye bye Tipp-Ex!

  • Unsicherheit

    Einen formellen Brief beginnt man mit Sehr geehrte/r Frau/Herr… – das weiß jeder. Aber wie ist das bei einer Mail? Hallo oder Servus oder Lieber Herr? Bei der Anrede fängt die Unsicherheit schon an. Einheitliche Standards gibt es nicht. Und dann das Bewerbungsanschreiben. Platziere ich es direkt im E-Mail-Textfeld oder hänge ich es an? Wo kommen die Anlagen hin? Und welche nehme ich überhaupt? Wie groß dürfen sie sein? Sie sehen: Bei einer Mail-Bewerbung können Fragen aufkommen. Darum haben wir weitere Tipps für Sie…

6 Tipps für die E-Mail-Bewerbung

  1. Betreff

    Die Betreffzeile ist die Einleitung Ihrer Bewerbung. Bitte nicht unterschätzen! Wenn Sie die Betreffzeile falsch füllen, können Sie das Pech haben, ungelesen im Spam-Ordner zu versanden. Bringen Sie unbedingt das Wort Bewerbung in der Betreffzeile unter – mindestens. Am besten formulieren Sie noch präziser: Bewerbung als Key Account Manager. Der ausgeschriebene Job und eine etwaige Kennziffer gehören nach Möglichkeit ebenfalls hinein. Die Kennziffer finden Sie in der Stellenanzeige. Machen Sie es dem Empfänger so leicht wie möglich.

  2. Sprache

    Es ist zwar „nur“ eine E-Mail, aber bleiben Sie trotzdem sachlich. Keine Whatsapp-Sprache, keine Emojis, keine allzu lockeren Sprüche! Eine Bewerbung sollte formell sein: Anrede, Grußformel, Name, Signatur usw. Sicher: In kreativen Branchen könnte auch eine unorthodoxe Bewerbung ziehen. Aber das ist die Ausnahme. Und verzichten Sie auf Reizworte, die der Provider womöglich als Spam einordnet. Dazu zählen Billig oder Angebot, Rechnung oder auch die Kombination Speziell für Sie. Aber wir gehen mal davon aus, dass Sie diese Vokabeln ohnehin nicht eingesetzt hätten…

  3. Anschreiben

    Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie kopieren Ihr Anschreiben direkt in die E-Mail oder Sie schicken es im Anhang mit. Ersteres hat den Vorteil, dass der Personaler Ihre Mail öffnet und sofort Ihr Anschreiben durchliest. Sie können mit dem Anschreiben also Akzente setzen. In den Bewerbungsunterlagen dagegen wird ein Anschreiben gerne mal links liegen gelassen. Und es gibt noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie nämlich das Anschreiben zu den anderen Anlagen in den Anhang verfrachten, dann müssen Sie noch einen kleinen E-Mail-Text zusätzlich formulieren. Das ist Extra-Aufwand! Dennoch dürfen Sie sich gerne für diese Variante entscheiden, wenn sie Ihnen eleganter erscheint.

  4. Anhang

    Ihre Anlagen packen Sie in ein einziges PDF (dazu gleich noch ein paar Tipps). Mehr als 5 Megabyte sollte das PDF aber nicht umfassen. Das kann bei umfangreichen Bewerbungsunterlagen durchaus schwierig werden. Auch auf ZIP-Dateien sollten Sie verzichten – die kann nicht jeder öffnen. Als Anhänge bieten sich hauptsächlich die Formate PDF und DOC an. Dieser Hinweis gilt auch für Apple-Aficionados, die mit Pages-Dokumenten arbeiten. Nicht jeder Personaler hat einen Mac auf dem Schreibtisch. Bevor Sie Ihre Bewerbungs-Mail abschicken, vergewissern Sie sich, dass der Anhang auch wirklich hochgeladen wurde. Es passiert schon mal, dass ein Rechner den Befehl nicht korrekt ausführt. Oder dass man den Anhang schlicht vergisst. Man könnte Ihnen dann mangelnde Sorgfalt vorwerfen. Das wäre ein schlechtes Omen! Sollte Ihnen der Lapsus aber schon unterlaufen sein, dann bringen Sie eine Folgemail auf den Weg – mit einer kurzen Entschuldigung und den korrekten Unterlagen im Anhang. Keine lange Erklärungen und Ausflüchte! Damit machen Sie es nur noch schlimmer…

  5. Design

    Keep it simple! Ein Credo, das auch in der Bewerbung goldrichtig ist. Wechseln Sie nicht ständig die Schriftarten in der Bewerbung, bauen Sie keine bunten Bildchen oder Hintergründe ein. Personaler stehen auf Klarheit und Übersichtlichkeit. Außerdem wirken kitschige und verspielte Designs unprofessionell. Und so wollen Sie auf keinen Fall auftreten. Ihre Bewerbung soll klar machen, dass man es mit einem Profi zu tun hat – nicht mit einem Clown.

  6. Signatur

    Egal, ob Sie das Anschreiben direkt in Ihre E-Mail schreiben oder in den Anhang: Unter Ihre Mail platzieren Sie am besten eine Signatur. Diese enthält Ihren vollständigen Namen, Ihre aktuelle Adresse, Telefonnummer, einen Link zu Ihrer Homepage, Blog oder Online-Profil (Xing, Linkedin, Twitter etc.). Optional können Sie auch Ihre Skype- oder Messenger-Kontaktdaten einbauen. Das zeigt, dass Sie die digitale Welt verinnerlicht haben – Pluspunkt! Zudem sind Sie so auf verschiedenen Kanälen gut erreichbar. Signaturen vermitteln Professionalität – und sie sind nützlich.

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E-Mail-Bewerbung: So erstellen Sie das PDF

Ihre Bewerbungsunterlagen führen Sie in EINEM PDF-Dokument zusammen. Dieses PDF laden Sie als Anhang hoch. Dabei sollten Sie noch ein paar Kleinigkeiten beachten:

  • Tool

    Zunächst brauchen Sie ein Werkzeug, um all die Dokumente zu einem PDF zusammenführen. Nehmen Sie am besten ein kostenloses Online-Tool wie SmallPDF oder PDFJoin. Bitte nicht alle Dokumente einzeln hochladen! Das würde für den Empfänger einen Mega-Aufwand bedeuten – und Sie im Personalbüro schlagartig unbeliebt machen.

  • Dateiname

    Geben Sie dem PDF einen aussagekräftigen Dateinamen. Dieser sollte Ihren Namen, das Wörtchen Bewerbung, die Kennziffer und am besten noch das Datum und den Namen des Unternehmens beinhalten. Wichtig: Mit dem Datum signalisieren Sie, dass Sie nicht irgendeine Uralt-Bewerbung aus dem Hut gezaubert, sondern diese hier ganz neu und individuell erstellt haben. Je präziser, desto besser! Ein guter Beispielname: 190101_Max_Mustermann_Bewerbungsunterlagen_Entwicklungsingenieur_Siemens

  • Unterschrift

    Auch in der E-Mail-Bewerbung sollten Sie Ihren Lebenslauf unterschreiben. Sie können Ihre Unterschrift einscannen, in das Word-Dokument einfügen und dieses dann als PDF mit den anderen zusammenführen. Unter das Anschreiben setzen Sie Ihre Unterschrift ebenfalls.

  • Einheitlichkeit

    Ihre Bewerbungsunterlagen enthalten viele Daten und Angaben über Sie selbst. Name, Kontaktdaten, Adressen kommen sogar mehrfach vor – im Lebenslauf, auf dem Deckblatt, in der Signatur. Achten Sie darauf, stets die gleichen anzugeben. Wer drei verschiedene E-Mail-Adressen aufführt, wirkt schnell unprofessionell. Hier kommt es häufig zu Fehlern – vor allem dann, wenn alte Dokumente wiederverwendet werden. Also: Am Ende alles nochmal abgleichen!

E-Mail-Bewerbung Checkliste

Darauf bitte in der E-Mail-Bewerbung achten. Eine Übersicht:

  • Verwenden Sie eine seriöse E-Mail-Adresse
  • Ermitteln Sie den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen
  • Formulieren Sie eine präzise Betreffzeile
  • Verwenden Sie eine einheitliche Schriftart
  • Benutzen Sie die (exakt) identische Stellenbeschreibung, die auch in der Stellenanzeige genannt wurde
  • Bringen Sie die wichtigsten Keywords unter
  • Führen Sie die Bewerbungsunterlagen in einem PDF zusammen
  • Fügen Sie das Bewerbungsfoto in den Lebenslauf ein
  • Schicken Sie nicht zu viele Zeugnisse und Arbeitsproben mit, um die Bewerbung nicht zu überfrachten
  • Bauen Sie eine Signatur mit den wichtigsten Kontaktdaten und Links ein
  • Verzichten Sie auf eine Lese- und Empfangsbestätigung (Nervgefahr!)
  • Stellen Sie eine persönliche Grußformel voran
  • Lassen Sie die unterschiedlichen Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf etc.) immer auf einer neuen Seite beginnen
  • Streuen Sie branchenübliche Fachbegriffe ein, aber sprechen Sie kein Fachchinesisch
  • Reden Sie den Empfänger in der Sie-Form an
  • Achten Sie penibel auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik
  • Überschreiten Sie nicht die Dateigröße von 5 MB (es sei denn, das Unternehmen gibt in der Stellenanzeige einen anderen Richtwert an)
[Bildnachweis: Alexey Boldin by Shutterstock.com]

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