Personal Assistant / Legal Secretary / Teamassistenz (w/m/d) mit Schwerpunkt Billing und Rechnungsstellung

Hogan Lovells Cadwalader gehört zu den weltweit führenden Wirtschaftskanzleien. Mit mehr als 3.100 Anwält*innen an über 36 Standorten weltweit begleiten wir Unternehmen, Finanzinstitute und Organisationen bei ihren anspruchs­vollsten rechtlichen und wirtschaftlichen Herausforderungen.

In Deutschland arbeiten mehr als 500 Anwält*innen und rund 400 Business Team Professionals an unseren Standorten in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg und München zusammen. International vernetzt, lösungs­orientiert und mit einem gemeinsamen Anspruch an Qualität.

Unsere Business Team Professionals schaffen die Strukturen, die eine erfolgreiche Mandatsarbeit ermöglichen. Sie ko­ordinieren komplexe Abläufe, behalten wichtige Prozesse im Blick und sorgen dafür, dass unsere Anwaltsteams sich auf die Beratung unserer Mandant*innen konzentrieren können.

Für unser Münchner Büro suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für eine vielseitige Teamassistenzrolle mit Aufgaben in der Abrechnung und Sekretariatsorganisation. Sie unterstützen unsere Partner*innen und Anwaltsteams im Tagesgeschäft, begleiten Billing- und Rechnungsprozesse und sorgen für verlässliche organisatorische Abläufe.

Standort: München
Vollzeit oder Teilzeit (30–40 h/Woche)
unbefristet

• Rechnungsstellung und Honorarabrechnung: Sie begleiten den gesamten Abrechnungsprozess von der Vorbereitung über die Prüfung und Korrektur bis zur Fertigstellung von Ausgangsrechnungen.
• Abrechnungsprozesse koordinieren: Sie stimmen Rechnungsentwürfe und abrechnungsrelevante Informationen mit unseren Partner*innen, Anwält*innen sowie den Bereichen Billing, Finance und Controlling ab.
• Qualität und Fristen sicherstellen: Sie prüfen Mandats- und Rechnungsdaten, verfolgen offene Abrechnungsvorgänge und klären Unstimmigkeiten proaktiv.
• Sekretariat selbstständig organisieren: Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützen unsere Partner*innen und Anwaltsteams zuverlässig im Tagesgeschäft.
• Kommunikation, Termine und Reisen koordinieren: Sie bearbeiten Telefonate und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und organisieren Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Geschäftsreisen.
• Dokumente und Postfächer verwalten: Sie formatieren und prüfen Dokumente, pflegen Mandatsunterlagen im internen Dokumentenmanagementsystem, übernehmen das eFiling und bearbeiten relevante E-Mail-Postfächer.
• Mandantenaktivitäten begleiten: Sie unterstützen bei Mandantenveranstaltungen sowie bei ausgewählten Marketing- und Business-Development-Aktivitäten.

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r, Fremdsprachenkorrespondent*in, Eurokorrespondent*in (w/m/d). Entscheidend ist, dass Sie Interesse an Billing, Rechnungsstellung und kaufmännischen Prozessen mitbringen.
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise mit Erfahrung in der Rechnungsstellung oder Honorarabrechnung.
• Freude an Zahlen und strukturierten Prozessen: Sie arbeiten präzise, erkennen Unstimmigkeiten und behalten auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick.
• Organisationstalent und Eigeninitiative: Sie setzen Prioritäten, verfolgen Aufgaben zuverlässig und bringen Themen proaktiv voran.
• Team- und Serviceorientierung: Sie arbeiten gerne mit Partner*innen, Anwält*innen und internen Fachbereichen zusammen und behalten gemeinsame Ziele im Blick.
• Sicherheit im Umgang mit digitalen Anwendungen: Sie verfügen über gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-365-Anwendungen und arbeiten sich gerne in unsere Kanzlei- und Mandatssysteme ein.
• Sehr gute Deutsch- und gute, praxiserprobte Englischkenntnisse.

• Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem kollegialen und hochmotivierten Team
• Einen modernen, attraktiven und zukunftssicheren Arbeitsplatz mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Umfangreiches Onboarding mit begleitenden Trainings und eine strukturierte Einarbeitung
• Eine dynamische, innovative, respektvolle, freundliche und ambitionierte Unternehmenskultur
• Branchenübliche Vergütung, 30 Tage Jahresurlaub, Jobticket, Corporate Benefits sowie viele Social Events und Wellbeing-Angebote (z. B. EGYM Wellpass-Mitgliedschaft, JobRad u. v. m.)
• Regelmäßige Fortbildungsangebote (IT und Englisch)
• Subventioniertes Mittagessen über Münchens Dächern und diverse Social Events, inklusive unserer Happy Hour auf der Dachterrasse
• Frisches Obst, Snacks und Getränke
• Zuschuss zu Vermögenswirksamen Leistungen
• Möglichkeit zu sozialem Engagement (Inclusion, Citizenship) im Job
• Einen einfachen und schnellen Bewerbungsprozess: Nach Eingang Ihrer Bewerbung erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen persönlich eine Rückmeldung von uns

Wir sind stolz auf unsere wertschätzende Kultur und die Vielfalt in unserer Kanzlei. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung/Identität.

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