Online Bewerbung: Die besten Tipps und Tricks für Online-Formulare

Die Online Bewerbung ist aus den Personalbüros nicht mehr wegzudenken. Vorbei die Zeiten, in denen sich die Personalsuchenden mühevoll durch Berge an Bewerbungspapier gekämpft haben. Doch die Art der Übermittlung kann sich auch weiterhin unterscheiden: Die einen bevorzugen eine Bewerbung via E-Mail, die anderen über das hauseigene Online-Formular. Bei beiden Varianten gibt es für Bewerber eine Menge zu beachten. Was Sie bei einer Online Bewerbung in die nächste Runde bringt – und was Ihnen das Genick bricht…

Was ist eine Online Bewerbung?

Wenn von einer Online Bewerbung die Rede ist, können im Wesentlichen zwei Varianten gemeint sein:

  1. E-Mail-Bewerbung

    Dabei verschicken Sie Ihre Bewerbung per Mail. Sie erstellen zunächst Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, führen die einzelnen Dokumente in einem PDF zusammen und fügen sie Ihrer Mail als Anhang bei. Die Bewerbung an sich beinhaltet alle wesentlichen Bestandteile: Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen. Nur auf das Papier können Sie verzichten.

  2. Online-Formular

    Diese Variante wird immer beliebter. Sie erlaubt es Unternehmen, Bewerbungen in das hauseigene IT-System zu überführen. Das ist einfacher und verursacht deutlich weniger Aufwand. Der Bewerber muss dabei seine Angaben in eine Online-Bewerbungsmaske eingeben, kann zwischen den Seiten hin- und herblättern und die Bewerbung am Ende per Absenden auf den Weg bringen. Anhänge werden im entsprechenden Feld hochgeladen.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Die E-Mail-Bewerbung lässt Bewerbern mehr (kreativen) Spielraum. Sie können Schwerpunkte besser herausarbeiten, eigene Akzente setzen. Ein Online-Formular engt den Bewerber stärker ein, macht es ihm schwerer, sich positiv von der Konkurrenz abzusetzen.

Hinweis: Die meisten Systeme erlauben es, zwischen den einzelnen Seiten hin- und herzublättern. Sie müssen also keine Angst haben, dass Sie Ihre Angaben nicht nachträglich noch bearbeiten können, wenn Sie auf „Weiter“ geklickt haben. Erst mit dem Absenden der vollständigen Bewerbung ist das nicht mehr möglich.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie sich zunächst anonym unter falschem Namen anmelden, Screenshots von allen Feldern machen, Antworten per Word vorbereiten und diese später unter richtigem Namen eingeben – und dann erst Ihre Online Bewerbung absenden. Das ist umständlich, aber eine Option.

Bei Fragen zur Online-Bewerbung melden Sie sich ruhig in der Personalabteilung – aber bitte nur, wenn es keine Fragen sind, deren Antworten Sie kinderleicht selbst in Erfahrung bringen könnten. Das HR-Büro ist kein Beratungsbüro, allzu unbedarfte Fragesteller verspielen Sympathien.

Online Bewerbung schreiben: Ja oder nein?

Eine Grundregel bei der Bewerbung lautet: Wenn in einer Stellenanzeige die gewünschte Bewerbungsform genannt wird, dann halten Sie sich auch bitte daran! Wird also eine Online-Bewerbung eingefordert, dann sehen Sie von einer Papierbewerbung mit klassischer Bewerbungsmappe ab. Andernfalls verspielen Sie nicht nur wichtige Sympathien, sondern möglicherweise auch den Job.

Die Online Bewerbung setzt sich dabei zunehmend gegen ihre analoge Konkurrenz durch. Immer mehr Unternehmen – und Bewerber – schätzen ihre Einfachheit und Schnelligkeit. Aber sie hat auch ihre Tücken: Das Internet verleitet so manchen zu Nachlässigkeiten und Schlampereien. Fehler, die bei einer Papierbewerbung nie passieren würden, treten bei der Online-Bewerbung mitunter häufiger auf.

Darum sollten Sie auch bei der Online Bewerbung auf Genauigkeit achten. Formulieren Sie sorgfältig, achten Sie penibel genau auf Grammatik und Rechtschreibfehler.

Online-Bewerbungsformular richtig ausfüllen

Immer mehr Unternehmen nutzen Online-Formulare, die Bewerber am Bildschirm ausfüllen sollen – beziehungsweise ausfüllen müssen. Viele Felder wollen dann mit den relevanten Informationen gefüllt werden: Kontaktdaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Zusatzqualifikationen usw.

Einzelne Bestandteile wie Anschreiben oder Lebenslauf können oft als Anhang hochgeladen werden – in der Regel klappt das problemlos. Darum sollten Sie als Erstes alle Informationen aktualisieren und sammeln – alles, was für die Bewerbung wichtig sein könnte. Ihre Unterlagen sollten aktuell sein und vollständig. Legen Sie sich vorab insbesondere diese zurecht:

  • Tabellarischer Lebenslauf (als PDF)
  • Arbeitszeugnisse (Scans)
  • Empfehlungsschreiben

Einsteiger-Hinweis für alle Online-Bewerber: Füllen Sie im Online-Formular unbedingt alle Felder aus! Eine freies Feld kann zur Absage führen. Vielleicht sortiert Sie der Computer einfach aus – und verhindert so, dass je ein Mensch aus Fleisch und Blut Ihre Bewerbung zu Gesicht bekommt. Im Normalfall kommen Sie aber erst gar nicht weiter zum nächsten Bildschirm, wenn Sie ein Pflichtfeld freilassen.

Darauf kommt es bei der Online Bewerbung an:

  1. Anschreiben

    Auch bei der Online-Bewerbung darf ein individuelles Anschreiben nicht fehlen. Eruieren Sie den Ansprechpartner im Unternehmen und richten das Anschreiben persönlich an ihn oder sie – auch wenn Sie das Anschreiben im Online-Formular eintragen. Auch Datum und Betreffzeile bitte noch mal kontrollieren, sollten Sie das Anschreiben im Online-Formular hochladen müssen. Der Personaler sollte nicht den Eindruck gewinnen, es hier mit einer Massenbewerbung zu tun zu haben.

  2. Unterschrift

    Die Unterschrift ist ein klassischer Bestandteil der Bewerbung. Machen Sie sich die Mühe, Ihre Unterschrift einzuscannen und Sie in Ihre Bewerbung zu transferieren. Unterschreiben Sie einfach auf einem weißen Blatt Papier, scannen Sie die Unterschrift ein und fügen Sie diese am Ende des Anschreibens ein. Dann können Sie es hochladen oder per Mail versenden. Oder Sie drucken die Bewerbung aus, unterschreiben und scannen sie wieder ein. Je nachdem, was einfacher für Sie ist und besser aussieht (könnte von Ihrem Equipment abhängen). Auch bei Online-Bewerbungen gehört eine Unterschrift dazu. Sie haben die Unterschrift vergessen? Das kann schon mal passieren und muss nicht Ihr sofortiges Aus bedeuten. Aber es zeugt dennoch von mangelnder Sorgfalt und Ungenauigkeit. Denken Sie also lieber daran!

  3. Vorschreiben

    Sie können die einzelnen Felder im Online-Formular ruhig vorschreiben. So vermeiden Sie einfache und Flüchtigkeitsfehler. Noch besser, Sie lassen die Textbausteine noch einmal von einem Freund oder Verwandten gegenlesen. Oder Sie aktivieren die Rechtschreibprüfung in Ihrem Textverarbeitungsprogramm, korrigieren mögliche Fehler und Buchstabendreher und übertragen den Text dann erst in Ihre Online-Bewerbung im Browser. Und noch ein Tipp: Verzichten Sie in der Online Bewerbung vorsichtshalber auf Sonderzeichen wie das Euro- oder Prozent-Symbol. Die könnten zu Formatierungsfehlern – und Missverständnissen – führen. Schreiben Sie also Euro und Prozent einfach in Buchstaben aus.

  4. Freitextfelder

    In der Regel müssen Sie im Online-Formular verschiedene Freitextfelder ausfüllen – eventuell auch das Anschreiben. Achten Sie vor allem auf Zeichenbegrenzungen, die verhindern könnten, dass Ihr ganzes Anschreiben hineinpasst. In dem Fall müssen Sie clever und sinnvoll kürzen. Beschränken Sie sich dann auf Ihre wesentlichen Aussagen und nutzen Sie die wichtigsten Schlüsselwörter, um die Anforderungen des Jobs sowie Ihre Kompetenzen und Erfahrungen zu beschreiben. Auch gut im Freitextfeld: Absätze, Spiegelstriche und Gliederstriche einbauen, um den Text zu strukturieren und übersichtlich zu gestalten.

  5. Anhänge

    Auf der einen Seite muss die Online Bewerbung vollständig sein. Auf der anderen Seite sollten Sie sie nicht überladen. Begrenzen Sie die Empfehlungsschreiben also auf maximal drei und nehmen Sie nur die Arbeitszeugnisse der letzten drei Stationen auf. Das Bewerbungsfoto integrieren Sie in den Lebenslauf. Alle Dokumente fassen Sie dann in einem PDF zusammen, um dem Personaler die Durchsicht zu erleichtern. Zum Zusammenfügen einzelner PDFs gibt es im Netz kostenlose Tools wie SmallPDF oder SodaPDF. Nicht vergessen, dem PDF-Dokument hinterher einen passenden Dateinamen zu geben! Mit Tools wie BeCyPDFMetaEdit können Sie sogar die Metadaten des PDFs bearbeiten, um auch ja keine verräterischen Spuren zu hinterlassen. Manchmal müssen Sie die Anhänge einzeln hochladen, zum Beispiel das Anschreiben und den Lebenslauf. Halten Sie sich einfach an die Vorgaben, die das jeweilige Unternehmen in seinem Online-Bewerbungsformular macht.

  6. Dateigröße

    Die meisten Bewerbungsformulare haben eine Begrenzung, was die Größe der Uploads betrifft. Diese kann zum Beispiel bei 1 MB pro Datei liegen oder bei 5 MB für alle Anhänge zusammen. Sie müssen also Ihre Unterlagen für die Online-Bewerbung so komprimieren, dass sie das Maximum nicht überschreiten. Das gelingt mit Tools wie SmartPDF oder PDF24. Wenn das nicht hilft, müssen Sie Ihre Dateien verringern – gerade Bilddateien, Arbeitsproben oder Zeugnisse benötigen viel Speicherplatz. Vielleicht genügt es schon, eine oder zwei Arbeitsproben komplett wegzulassen.

  7. Dateiname

    Eine vermeintliche Kleinigkeit, die Ihnen aber auf die Füße fallen könnte. Geben Sie den Dateien, die Sie im Rahmen Ihrer Online-Bewerbung hochladen wollen, vernünftige Namen. Noch besser als anschreiben.pdf wäre zum Beispiel der Dateiname anschreiben.eva.mustermann.pdf. So kann der Empfänger Ihre Bewerbung leichter erfassen und im System einsortieren. Am besten bringen Sie sogar den Namen des potenziellen Arbeitgebers und die ausgeschriebene Stelle im Dateinamen unter. Das zeigt dem Personaler, dass die Datei speziell für ihn angefertigt wurde.

  8. Spamfilter

    Sobald Sie die Bewerbung abgeschickt haben, läuft die Zeit. Als Nächstes sollte eine Empfangsbestätigung in Ihrem Posteingang landen. Für Sie ist das ein gar nicht so unwichtiger Hinweis, das Ihre Bewerbung eingegangen ist. Jetzt können Sie abwarten, bis sich das Unternehmen wieder bei Ihnen meldet – mit einer Einladung zum Vorstellungsgespräch oder einer Absage. Tipp: Kontrollieren Sie regelmäßig Ihren Spam-Ordner, damit Ihnen die Nachricht nicht durch die Lappen geht.

  9. Social Media

    Ihre Social-Media-Profile sind zwar kein direkter Bestandteil Ihrer Online-Bewerbung. Aber Sie können davon ausgehen, dass der Personalverantwortliche sich auch im Netz ein Bild von Ihnen machen will, sobald er Ihre Unterlagen auf dem Tisch bzw. Bildschirm hat. Und da kommen Facebook, Twitter, Xing und Linkedin ins Spiel – sie sind für Personalmanager einfach unwiderstehlich. Bringen Sie Ihre Profile auf den neuesten Stand – zum Beispiel durch ein aktuelles und professionelles Foto oder durch eigene Beiträge zu Fachthemen. Ganz wichtig: Ihre Angaben in den sozialen Netzwerken dürfen denen in Ihrer Bewerbung – zum Beispiel im Lebenslauf – nicht widersprechen.

Top 10: Diese Unternehmen machen es Bewerbern leicht!

Online Bewerbung ArbeitgeberWelche Arbeitgeber in Deutschland haben den besten Online-Bewerbungsprozess? Forschungsunternehmen Potentialpark hat es untersucht. Bei diesen Unternehmen sollten sich Jobsucher vorstellen, wenn sie sich eine transparente, einfache und praktische Online-Bewerbung wünschen:

Online Bewerbung – das Ranking der besten 10 Arbeitgeber in Deutschland 2019:

  • Fresenius
  • ThyssenKrupp
  • Deutsche Telekom
  • TÜV Nord
  • Allianz
  • Ernst and Young
  • ProSiebenSat1.Media
  • Otto
  • Nestlé
  • BASF

Online Bewerbung Muster

Die Online-Bewerbung ist keine Bewerbung zweiter Wahl. Sie sollte genauso sorgfältig erstellt werden wie eine Bewerbung auf Papier – und alle erforderlichen Unterlagen enthalten.

Überprüfen Sie also unbedingt, ob sie auch wirklich komplett ist. Eine nachträgliche Korrektur ist nach dem Absenden nicht mehr möglich.

Die Anordnung der Dokumente sollte in der Online-Bewerbung per E-Mail so sein:

Hier finden Sie zwei Muster-Lebensläufe für Ihre Online-Bewerbung – als WORD-Datei und PDF zum Downloaden:

Online Bewerbung: 3 Tipps

Wenn Ihre Online Bewerbung restlos überzeugen soll, müssen Sie auf verschiedenste Dinge achten. Karrieresprung zeigt Ihnen die wichtigsten:

  • E-Mail-Adresse

    Richten Sie sich eine seriöse E-Mail-Adresse ein, sofern Sie noch keine haben. Absender wie MisterBoombastic@gmail.de oder HeißeBiene123@gmx.de kommen bei Personalentscheidern nur bedingt gut an. In Wahrheit vermitteln sie mangelnde Professionalität.

    Nichts falsch machen können Sie mit vorname.Nachname@Provider.de. Wenn Sie einen Allerweltsnamen wie Meier, Müller, Schmitz oder Öztürk haben, müssen Sie wahrscheinlich improvisieren, da viele Adressen schon vergeben sind. Eine Zahlenkombination hinter dem Namen könnte die Lösung sein. Beispiel: ronald.meyer1976@provider.de.

    Eine seriöse E-Mail-Adresse brauchen Sie in jedem Fall. Bei der E-Mail-Bewerbung verschicken Sie von dieser Adresse Ihre Bewerbung, im Online-Formular müssen Sie ebenfalls eine Adresse angeben, über die Sie erreichbar sind. Auf diesem Wege erreicht Sie auch die Nachricht, ob Sie eine Runde weiter gekommen oder aus dem Rennen geflogen sind.

    Und achten Sie außerdem darauf, dass Sie überall im Bewerbungsprozess die gleiche E-Mail-Adresse angeben.

  • Dokumente

    Wichtig: Loggen Sie sich erst ins Online-Formular ein, wenn Sie alle wichtigen Dokumente überarbeitet und aktualisiert haben. Dazu zählen insbesondere das Anschreiben und der Lebenslauf. Denken Sie auch an die Zeugnisse und mögliche Empfehlungsschreiben.

    Im Optimalfall halten Sie alle Dokumente einzeln vor und führen Sie außerdem einmal zu vollständigen Bewerbungsunterlagen in einem PDF zusammen. So sind Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet.

  • Online-Profil

    Achtung, Stalker im Anmarsch! Ernsthaft: Wenn Sie eine Bewerbung abschicken, lenken Sie die Aufmerksamkeit des Personalbüros auf sich. Das bedeutet konkret, dass der Personaler mit ziemlich großer Wahrscheinlichkeit im Internet nach Ihnen suchen wird. Schließlich kann er alle verfügbaren Informationen gut gebrauchen, um sie zu einem möglichst vollständigen Bild über Ihre Person zusammenzufügen.

    Googeln Sie sich also ruhig mal selbst und schauen sie, was die Suchmaschine auf Seite eins über Sie ausspuckt. Bei allen Treffern, die Sie aktiv verändern können, sollten Sie das auch tun. Das werden hauptsächlich Ihre sozialen Profile sein: Xing, Linkedin, Facebook, Twitter oder auch Ihre private Homepage.

    Legen Sie vor allem Wert auf die Business-Profile Xing und Linkedin und aktualisieren Sie diese. Sie können neue Stationen hinzufügen, Referenzen oder Arbeitsproben. Tipp: Wenn Ihr Xing-Profil gut gepflegt und vorzeigbar ist, sollten Sie es ruhig für alle User im Netz öffentlich sichtbar machen. Dies können Sie in den Xing-Einstellungen festlegen.

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Online-Bewerbung Vorteile

Die Online Bewerbung ist auf dem Vormarsch. Die Unternehmen, die noch ausschließlich auf Papier setzen, kann man bald vermutlich an einer Hand abzählen. Immerhin bietet eine Online Bewerbung unbestrittene Vorzüge, sowohl für das Unternehmen als auch für die Bewerber:

  • Zeit

    Eine Online-Bewerbung können Sie immer und überall abschicken: frühmorgens, nachts, am Wochenende. Sie müssen nicht darauf warten, bis die Postfiliale wieder öffnet, um die Unterlagen an den Arbeitgeber zu versenden. Auch der Arbeitgeber kann seine Antwortmails ganz unkompliziert durchs Internet schicken.

  • Kosten

    Für Sie als Bewerber fallen keine Kosten für Porto, Briefumschlag und Bewerbungsmappe an. Auch der Arbeitgeber kann sich das Porto sparen, wenn er auf Online-Bewerbungen setzt. Die zusätzlichen Kosten für Strom und WLAN sind dagegen zu vernachlässigen.

  • Empfänger

    Die Unterlagen, die Sie über ein Online-Formular verschicken, können im Prinzip nicht verloren gehen (es sei denn, Sie landen im Spam-Ordner). Und sie erreichen automatisch die richtige Stellen. Eine große Hilfe! Das ist auch für den Arbeitgeber eine Erleichterung.

  • Update

    Viele Unternehmen machen es möglich, dass sich der Bewerber über den Bewerbungsstatus informiert. Er kann sich einloggen und sieht, wie weit fortgeschritten er ist. Das ist zwar noch nicht überall möglich. Und es macht auch den Prozess zwar nicht schneller, aber transparenter.

Checkliste: Das sind die größten Fehler!

Online Bewerbung groesste FehlerBitte vermeiden – das sind die größten Fehler bei einer Online Bewerbung:

  • Unvollständige Angaben und fehlende Anlagen
  • Tippfehler und Rechtschreibfehler
  • Zu große Dateianhänge
  • Unseriöse oder infantile E-Mail-Adresse
  • Häufige Benutzung von Abkürzungen
  • Unprofessionelles Bewerbungsfoto
  • Eingebaute Emojis und Emoticons
  • Durchgehende Kleinschreibung
  • Umgangssprache
  • Keine Anrede, Grußformel und Unterschrift

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[Bildnachweis: Roman Samborskyi by Shutterstock.com]

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